Découvrez l’outil de Gestion de Projet : Asana

Découvrez l'outil de Gestion de Projet Asana

Avec le développement technologique et la croissance de l’industrie des logiciels, il est difficile de choisir un outil  pour gérer ses projets et pouvoir accomplir au bien son travail et réaliser le rendement souhaité. ASANA, avec ses solutions innovantes et sa capacité de faciliter le travail en groupe, se positionne de manière exceptionnelle sur le spectre des plateformes collaboratives et serait ainsi le meilleur outil qui permettrait à son utilisateur de prospérer et d’atteindre rapidement  et efficacement ses buts et objectifs.

Qu’est-ce que ASANA ?

travail gestion de projet équipe

ASANA est un une application de gestion en ligne, conçue en 2008 par Dustin Moskovitz, le co-fondateur de Facebook pour éviter le réseau social et  faciliter ainsi le travail en groupe  sans faire intervenir le courrier électronique (l’e-mail),  c’est-à-dire que tout le travail de l’équipe se déroule au sein de l’application Web et mobile. C’est un outil destiné pour les projets impliquant plusieurs équipes et qui a pour but l’accroissement de la productivité en groupe tout en permettant à l’équipe de se concentrer sur les valeurs ajoutées et les objectifs désirés. C’est un logiciel flexible et modulable qui s’occupe de planifier, d’organiser et de gérer le travail tout en permettant et facilitant la communication entre les collègues et en leur facilitant d’accéder à toutes les informations nécessaires en un seul endroit.

ASANA est un logiciel de gestion de projets gratuit et destiné pour une équipe de travail formée de 15 membres au maximum. Si l’équipe de l’entreprise  dépasse ce nombre, il faut payer pour une version conçue à plus de membres d’équipe.

 

Pourquoi utiliser le logiciel ASANA :

Opter pour ASANA comme outil de gestion assure à son utilisateur :

  • La planification et la structure de son projet selon sa volonté, déterminer des priorités et des délais et de distribuer les tâches à partir du même endroit.
  • La clarté de l’information: tout en offrant un espace de travail net et lisible lors de la réalisation de chaque tâche
  • La réduction de l’encombrement des messageries en remplaçant les emails par les commentaires et les descriptions de tâches.
  • La rapidité du rendement : ASANA est un logiciel conçu  pour une gestion de projet collaborative, c’est-à-dire que chaque membre de l’organisation  est au courant du plan et du déroulement du travail de l’équipe en partageant les idées et s’échangeant les informations.
  • La gestion de la liste des tâches que ce soit du jour, de la semaine ou du mois ainsi que de diviser le travail entre les différents membres de son équipe simplifie l’organisation du travail tout en permettant à chaque membre d’accomplir sa tâche et de mener à bien son travail et assurer ainsi un rendement performant.
  • La tenue et le respect des délais en créant des plans graphiques pour montrer le déroulement de chaque étape et en visualisant les risques et éliminer les obstacles si nécessaires.
  • L’adaptabilité: La diversité de vues accordée par ce logiciel permet à son utilisateur de naviguer dans l’information selon son fonctionnement personnel et ses besoins.
  • La centralisation: La centralisation de l’information facilite le travail aux utilisateurs tout en leur permettant d’y accéder rapidement et contribue ainsi à soutenir et à accroitre la productivité.
  • L’universalité: Ce logiciel est destiné à tout type de projets qu’il soit simple ou complexe pour s’occuper de la gestion de ses tâches. Chaque utilisateur peut se satisfaire et s’épanouir grâce à la flexibilité de ce logiciel et à la diversité de ses vues.

tableau gestion de projet

Comment travailler sur le logiciel ASANA :

ASANA permet de décomposer un projet en tâches, d’attribuer des commentaires et des captures d’écran et de l’affecter à un collaborateur.

Les tâches d’une organisation  peuvent être divisées selon les étapes suivantes :

  • Attribuer chaque tâche à un membre de l’organisation afin de montrer et d’identifier les responsables de chacune de ces tâches pour éviter d’envoyer un courrier en masse à l’ensemble de l’organisation en cas de besoin.
  • Diviser les tâches en sous-tâches et les accorder à des responsables pour s’en occuper.
  • Définir et respecter les dates de début et de fin pour chacune des tâches.
  • Ajouter des pièces jointes à partir de l’ordinateur afin d’éviter de télécharger des fichiers sur un serveur de messagerie et de les envoyer aux contacts appropriés.
  • Préciser la dépendance d’une tâche par rapport à l’autre pour organiser le travail.
  • Ajouter des collègues comme abonnés pour les mettre au courant du travail.
  • Commenter avec des @mentions des collègues pour poser des questions sur une tâche.
  • Ajouter des champs sur mesure tout en gardant les informations importantes au centre afin que tous les membres de l’équipe soient sur la même page pour accomplir le travail.

Pour réaliser ces projets sur ASANA, le travail peut être accompli sous forme de liste ou de tableau.

  • Pour une vue Calendrier : les listes de tâche doivent être présentées sur un calendrier.
  • Pour une vue fichier : Toutes les pièces jointes du projet doivent être affichées sous forme de galerie.
  • Créer des abonnés au projet en ajoutant des collègues tout en les tenant informés.
  • Limiter le droit de commentaire à certains membres pour protéger le projet.
  • Envoyer des informations sur l’état des projets et préciser leur progression.
  • Créer des discussions avec les abonnés à ce projet pour éviter de faire intervenir les discussions de longs fils et pouvoir trouver l’information plus rapidement.

Qui utilise le logiciel ASANA :

  • Les premiers à utiliser cet outil sont les start up pour son efficacité et son meilleur rapport qualité prix.
  • Les freelance et auto-entrepreneurs pour la gestion de tâche.
  • Les équipes de développement/gestion de produit.
  • Les équipes marketing et les grandes entreprises.
  • Les cabinets de conseil pour collaborer avec leurs clients.
  • Les marketeurs, les chefs de projets et l’ensemble des salariés.

ASANA est ainsi un outil pour aboutir à la productivité et aux meilleurs résultats efficacement et rapidement puisqu’il contribue à la suppression des tâches dépourvues de valeur ajoutée (relatives à l’organisation) pour se concentrer  plus sur  ressources aux tâches à forte valeur ajoutée.


Je suis Elodie DA ROCHA, Graphiste et Webdesigner depuis plus de 5 ans. Aujourd'hui, grâce à mon expérience et mon expertise, j'accompagne les entrepreneurs vers le succès de leur entreprise grâce à la mise en place d'outils de communication et la mise en place de stratégie digitale.

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